Evenementenbeleid

Beleidsdocument

Het evenementenbeleid staat in de beleidsnota Locatiebeleid evenementen - Passende ruimte voor evenementen 2024-2030.

Wat wil de gemeente en waarom?

Met het Locatiebeleid evenementen willen we evenementen voor de stad blijven behouden. Want evenementen zijn waardevol voor onze stad. Balans houden is daarbij belangrijk, omdat de ruimte beperkt is. Utrecht groeit namelijk snel en dat brengt uitdagingen met zich mee. Want evenementen gaan soms samen met overlast door geluid, omleidingen van het verkeer of afsluiting van een park of plein. Daarom stellen we heldere regels per locatie. Zo weten organisatoren, omwonenden en andere betrokkenen waar ze aan toe zijn. We kunnen met het Locatiebeleid evenementen beter sturen op de kwaliteit van evenementen, een uitgebreid aanbod voor verschillende groepen, toegankelijkheid en een betere spreiding. Zodat er voor ieder wat wils is en iedereen zich er welkom voelt. Zo blijven evenementen ook mogelijk in de toekomst.

Wat doet de gemeente?

Met het evenementenbeleid willen we zorgen voor een goede balans tussen rust en levendigheid. Dat doen we door evenementen te spreiden. Zo dragen we bij aan een leefbare en levendige stad. We geven hiermee ook duidelijkheid aan de stad.  We zetten in op de volgende punten:

• We werken met een reserveringskalender en locatieprofielen voor evenementen. Voor 10 evenementenlocaties in de stad gelden extra regels voor:
  • de omvang en duur van evenementen
  • rusttijden tussen evenementen (zodat de natuur kan herstellen en omwonenden ook)
  • minder lange op- en afbouw
  • evenementen in parken in de winter vanaf 2027 (in 2025 en 2026 staan we 2 evenementen per jaar toe in parken).

We gebruiken de locatieprofielen om de reserveringskalender voor 2025 op te stellen en in 2025 vergunningen te verlenen. Zijn er te veel aanmeldingen voor dezelfde plek? Of is er te weinig rusttijd tussen aanmeldingen? Dan gaan we met organisatoren in gesprek. Komen we er niet uit? Dan beoordelen we de evenementen op 4 punten. Komen we er wel uit? Organisatoren krijgen dan een locatie en datum toegewezen voor hun evenement. Daarna kunnen ze een vergunning aanvragen voor hun evenement.

Organisatoren kunnen jaarlijks hun evenement aanmelden van 1 tot en met 31 augustus. Lees meer over de reserveringskalender

• We vergroten de kwaliteit en diversiteit van het evenementenaanbod. Komen er meer aanvragen binnen dan mogelijk is voor een evenementenlocatie? Dan gaan we in gesprek met organisatoren. Komen we er niet uit? Dan beoordelen we evenementen op de inhoud. We kijken naar 4 punten:
  • wat voegt het evenement toe aan de omgeving en de stad? 
  • hoe draagt het evenement bij aan een aanbod in de stad voor een breed publiek? 
  • wat doet de organisator om het evenement toegankelijk en inclusief te maken? 
  • wat doet de organisator om het evenement duurzaam te maken? 

We beginnen hiermee bij het opstellen van de reserveringskalender voor evenementen in 2025.

• We maken blijvend ruimte voor evenementen in de stad. Dat doen we op de volgende manier:
  • Elk jaar reserveren we voor 7 evenementen een datum op de reserveringskalender. Dat zijn Koningsnacht- en Koningsdag, Nationale Dodenherdenking, Bevrijdingsdag, Keti Koti, Utrecht Canal Pride, viering van Sint Maarten en de intocht van Sinterklaas.
  • We verbeteren bestaande locaties voor evenementen door betere voorzieningen aan te leggen.
  • We zoeken ruimte voor grote evenementen in de stad. We kijken naar tijdelijke oplossingen (voor 5 tot 10 jaar) en naar blijvende locaties.
  • We onderzoeken of organisatoren voor meerdere jaren een vergunning voor een locatie of een plek op de reserverings-kalender kunnen krijgen.

Aan welke regels toetst de gemeente?

De gemeente toetst met de APV (Algemene Plaatselijke Verordening) of u een evenementenvergunning nodig hebt. Of dat u melding moet doen voor het houden van een evenement.

Voor sommige locaties is het houden van evenementen geregeld in het omgevingsplan (bestemmingsplan). Dat geldt bijvoorbeeld voor het Jaarbeursplein en het Berlijnplein. Organiseert u een groter of langduriger evenement op een locatie die niet in het omgevingsplan is geregeld? Dan moet u een omgevingsvergunning aanvragen.

Lees meer over het aanvragen van een vergunning

Meedenken

Het evenementenbeleid en de locatieprofielen zijn opgesteld na een uitgebreid meedenktraject waarin we de stad erbij betrokken. We gingen in gesprek met organisatoren, omwonenden van evenementenlocaties, bezoekers en andere belanghebbenden. Daarvoor:

• stuurden we 5000 uitnodigingsbrieven
• organiseerden we 4 participatie- en informatiebijeenkomsten
• voerden we meer dan 30 gesprekken met organisatoren en omwonenden
• legden we 10 locatiebezoeken af om bezoekers te vragen naar hun ervaring
• belden we aan bij omwonenden
• stonden we op verschillende plekken in de stad om inwoners om hun mening te vragen
• vroegen we via social media en wijknieuwsbrieven of Utrechters een vragenlijst in wilden vullen, meer dan 2000 Utrechters deden dit

Relatie met ander beleid

Het evenementenbeleid heeft te maken met het beleid over:

• horeca
• geluid
• openbare ruimte
• groen
• toerisme
• cultuur