Nieuw beleid voor evenementen

We werken aan nieuw beleid voor evenementen die buiten plaatsvinden. Bijvoorbeeld in parken en op pleinen.

Het college van burgemeester en wethouders heeft het voorstel voor het nieuwe beleid naar de gemeenteraad gestuurd. De gemeenteraad neemt op basis van dit voorstel een besluit. Na het besluit door de gemeenteraad werken we dit nieuwe beleid uit in heldere regels die we gaan gebruiken bij vergunningverlening. Voor evenementen in 2024 veranderen de regels niet. De nieuwe regels gaan gelden voor evenementen in 2025.

Waarom nieuw beleid?

We willen een betere balans tussen rust en levendigheid. De stad groeit en de ruimte in de stad wordt steeds meer gebruikt. Met het nieuwe beleid voor evenementen leggen we de ruimte voor evenementen in Utrecht vast. En geven we duidelijkheid aan Utrechters en organisatoren van evenementen over wat wel en niet kan. We kunnen straks beter sturen op de kwaliteit van evenementen, een divers aanbod voor verschillende groepen, toegankelijkheid en een betere spreiding. Onderdeel van het nieuwe beleid zijn locatieprofielen voor 10 locaties in de stad.

Wat houdt het nieuwe beleid in?

Als de gemeenteraad akkoord gaat met het voorstel van het college, ziet het nieuwe beleid er in grote lijnen als volgt uit:

1. We geven duidelijkheid aan de stad. Dat doen we door evenementen te spreiden. Zo dragen we bij aan een leefbare en levendige stad. Daarom willen we werken met locatieprofielen voor evenementen. Dat doen we voor 10 locaties in de stad. De locaties zijn: Domplein, Stadhuisplein, Wilhelminapark, Lucasbolwerk, activiteitenveld van het Maximapark, Griftpark, park Lepelenburg, park Transwijk, Strijkviertel, en Julianapark. Voor deze locaties gelden extra regels voor:
   • de maximale duur van evenementen
   • rusttijden tussen evenementen (zodat de natuur kan herstellen en omwonenden)
   • minder lange op- en afbouw
   • evenementen in parken in de winter.
   Na het besluit in de gemeenteraad worden de 10 locatieprofielen definitief vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Daarna kunnen we de locatieprofielen gebruiken om de reserveringskalender op te stellen en in 2025 vergunningen te verlenen.
    
2. We vergroten de kwaliteit en diversiteit van het evenementenaanbod. Komen er meer aanvragen binnen dan mogelijk is voor een evenementenlocatie? Dan gaan we evenementen beoordelen op de inhoud. Een adviescommissie kijkt dan naar 4 punten: de waarde van het evenement voor de stad, aanbod voor verschillende doelgroepen, duurzaamheid en toegankelijkheid. We beginnen hiermee bij het opstellen van de reserveringskalender voor evenementen in 2025.
    
3. We maken blijvend ruimte voor evenementen in de stad. Er zijn verschillende manieren waarop we passende ruimte voor evenementen in de stad maken:
   • Elk jaar krijgen 7 evenementen sowieso een plaats op de reserveringskalender voor evenementen. Dat zijn Koningsdag- en nacht, Dodenherdenking, Bevrijdingsdag, de herdenking en viering van Keti Koti, Utrecht Canal Pride, viering van Sint Maarten en de intocht van Sinterklaas.
   • We verbeteren bestaande locaties voor evenementen door betere voorzieningen aan te leggen.
   • We zoeken ruimte voor grote evenementen in de stad. We kijken uit naar tijdelijke oplossingen (voor 5 tot 10 jaar) en naar permanente locaties.
   • We onderzoeken of organisatoren voor meerdere jaren een vergunning voor een locatie of een plek op de reserverings­kalender kunnen aanvragen.

Meedenken

Het nieuwe beleid en de locatieprofielen zijn opgesteld na een uitgebreid participatietraject waarin we de stad raadpleegden. We gingen in gesprek met organisatoren, omwonenden van evenementenlocaties, bezoekers en andere belanghebbenden. Daarvoor stuurden we 5000 uitnodigingsbrieven, organiseerden 4 participatie- en informatiebijeenkomsten, voerden meer dan 30 gesprekken met organisatoren en omwonenden, legden 10 locatiebezoeken af om bezoekers te vragen naar hun ervaring, belden aan bij omwonenden, stonden op verschillende plekken in de stad om inwoners om hun mening te vragen, en vroegen via social media en wijknieuwsbrieven of Utrechters een vragenlijst in wilden vullen. Meer dan 2000 Utrechters deden dit.

Planning